Bayer met en place une plateforme de planification et de prise de décision d'entreprise agile et durable

Il n’y a pas si longtemps, la préparation des réunions stratégiques de planification trimestrielles et annuelles de l’entreprise pharmaceutique mondiale, Bayer, était un processus en plusieurs étapes pour l’équipe du contrôle de gestion. Elle rassemblait les informations provenant des systèmes de planification des divisions, des métiers et de l’entreprise, calculait d’autres indicateurs clés de performance (KPI), rationalisait les données, les présentait sous une forme visuelle cohérente et produisait un livre de “pré-lecture” pour le comité de direction et les cadres supérieurs participant aux réunions de planification. “Le livre était signé par le directeur du contrôle de gestion, avec un stylo ”, se souvient Philipp Ahrendt, responsable de la modélisation et de l’analyse financières au sein du service de contrôle de gestion de Bayer. “Le processus prenait cinq à six jours, et si quelque chose changeait pendant ce temps, nous devions tout recommencer. Mais les choses sont différentes maintenant. Nous avons présenté nos finances en direct dans le système pour la première fois à la mi-2020, et à partir de 2021, toutes les réunions de planification se dérouleront de cette manière.”

Les discussions du conseil d’administration sont désormais facilitées par Anaplan et, pendant les réunions, le directeur du contrôle de gestion utilise les tableaux de bord d’Anaplan pour guider les participants à travers les scénarios financiers et potentiels. Il s’agit d’un grand pas en avant pour l’agenda numérique de Bayer. Le passage de livres imprimés et signés à des solutions numériques basées sur la technologie Anaplan symbolise la transformation du processus de planification et de prise de décision de Bayer et démontre comment le contrôle de gestion a évolué pour influencer positivement la stratégie de numérisation de l’entreprise.

Recherche d’agilité et de durabilité dans le contrôle de gestion de l’entreprise

Bayer, une entreprise de 51 milliards de dollars dont le siège social est en Allemagne, a une histoire d’innovation qui remonte à sa création en 1863. Ses trois divisions – Crop Science, Pharmaceuticals et Consumer Health – effectuent chacune leur planification financière dans un système de planification SAP harmonisé à l’échelle du groupe. “Nos divisions planifient à différents niveaux de granularité en raison de la nature de leurs activités”, explique M. Ahrendt. “Cependant, comme l’équipe du contrôle de gestion du groupe prend en charge tous les processus de planification financière qui comprennent toutes les divisions et métiers de Bayer, les plans des divisions doivent être consolidés et harmonisés pour créer une image cohérente.”

Ces processus comprennent la conférence annuelle de planification opérationnelle (OPC), au cours de laquelle Bayer planifie l’année à venir et établit ses perspectives financières sur trois ans ; une conférence stratégique annuelle (StraCo) qui génère un plan décennal et analyse les investissements, les cessions, les fusions, les acquisitions et autres options stratégiques ; et les revues trimestrielles de la performance (QBR). Pour chacun de ces processus, le contrôle de gestion effectuait une préparation manuelle importante, en grande partie dans des feuilles de calcul et des outils de présentation. “Nous avions besoin d’une solution plus agile, plus efficace et plus durable”, explique M. Ahrendt.

Construire un modèle financier totalement intégré

L’équipe du contrôle de gestion a d’abord cherché une solution pour la planification financière à long terme (le StraCo), mais elle s’est vite rendu compte qu’un seul système, conçu et déployé intelligemment, pouvait prendre en charge tous les événements de planification financière au niveau de l’entreprise. Les exigences relatives au nouvel outil étaient nombreuses. Les données étant chargées à partir du système de planification et de reporting du groupe avec différents niveaux de granularité, le nouvel outil devait avoir une structure flexible et pouvoir être connecté aux bases de données SAP. Pour pouvoir faire face à l’évolution des demandes, l’outil ne devait pas nécessiter de soutien spécifique en dehors de l’équipe de contrôle de gestion. Le fait d’être autosuffisant augmenterait considérablement l’agilité. En outre, les chiffres et leur lien avec les hypothèses sous-jacentes doivent être transparents, de sorte qu’au lieu de simplement consolider les plans des divisions, il soit possible de simuler les analyses de rentabilité du groupe au moyen de scénarios et de sensibilités.

“Nous devions construire un modèle financier entièrement intégré, où tout est connecté”, déclare M. Ahrendt. “Un modèle où nous pouvons entrer une augmentation de volume de 1% et voir immédiatement l’impact sur les ventes, le coût des marchandises vendues, le flux de trésorerie et la dette nette.”

Vers la fin de 2019, Ahrendt et l’équipe du projet ont travaillé avec Anaplan pour construire une démonstration de faisabilité. Après qu’elle a été partagée, le reste de l’équipe du contrôle de gestion a été immédiatement conquise. L’équipe a pu sauter rapidement sur l’approche de modélisation d’Anaplan et a créé les premiers modèles utilisables en une semaine.

À ce jour, le contrôle de gestion de Bayer utilise plusieurs modèles financiers dans Anaplan. Ces modèles partagent la même logique de calcul mais ont des horizons temporels différents ; ils prennent en charge tous les processus de planification, des prévisions trimestrielles de la QBR aux perspectives sur 10 ans de la StraCo. Pour chaque processus, une application dédiée a été créée à partir des modèles afin de faciliter les discussions et la prise de décision lors des réunions.

Les applications partagent des principes de navigation communs et des indicateurs clés de performance pertinents au niveau du groupe, tels que le chiffre d’affaires net, l’EBITDA, le flux de trésorerie disponible, le bénéfice par action et la dette nette. “L’image financière complète est toujours disponible dans Anaplan dans une interface attrayante”, note Ahrendt.

Les scénarios et les sensibilités – “ là où la magie opère ”, comme le dit Ahrendt – sont des éléments clés des modèles financiers de Bayer. Les utilisateurs peuvent simuler des cas d’usage entiers en activant et désactivant des scénarios ou en ajustant des sensibilités. Grâce à la solution numérique, l’effet financier des hypothèses modifiées devient immédiatement visible dans tous les indicateurs clés de performance.

La puissance de simulation d’Anaplan est particulièrement utile lors de la réunion StraCo, au cours de laquelle le conseil d’administration discute des fusions, acquisitions, investissements et désinvestissements potentiels. “Auparavant, les gens présentaient des propositions entièrement calculées lors de la réunion StraCo”, se souvient M. Ahrendt. “Si quelqu’un demandait une structure de transaction ou un prix différent, le présentateur devait recalculer les effets, et ne pouvait donner une réponse qu’après la réunion. Maintenant, nous changeons les chiffres dans Anaplan et nous voyons l’impact financier sur notre entreprise en moins d’une minute.”

Efficacité, responsabilisation et confiance

The new solution has also increased confidence in the Corporate Controlling team itself. “Everybody was able to quickly get a handle on Anaplan and experience success,” Ahrendt concludes. “We felt empowered and seeing the creativity of our colleagues was quite amazing. We are a small team, but with our financial models in Anaplan, we have a big impact.”

Pour le contrôle de gestion, l’avantage le plus évident de la nouvelle solution est la préparation plus rapide des chiffres pour les processus de planification. “Des tâches qui prenaient cinq à six jours, à l’époque où le résultat était encore un livre physique, peuvent maintenant être réalisées en trois jours environ”, mentionne M. Ahrendt. En éliminant les efforts manuels de collecte et d’agrégation des données, l’équipe gagne du temps pour l’analyse qualitative et la préparation du scénario des présentations.

Au-delà de l’efficacité, les modèles interactifs de l’équipe sont un produit bien supérieur qui encourage l’exploration et la discussion. Cet avantage a été remarqué aux plus hauts niveaux de la direction de Bayer. “C’est un grand pas en avant que de donner une présentation numérique via Anaplan à tous les membres du conseil d’administration”, explique M. Ahrendt. “Notre directeur financier nous a fait savoir qu’ils ont de meilleures discussions et qu’ils prennent de meilleures décisions, car les gens connaissent immédiatement l’impact financier de leurs choix.” Ces réponses plus rapides et plus confiantes à l’évolution des conditions commerciales sont le résultat direct de la confiance générée par la transparence des chiffres et des hypothèses sous-jacentes.

La nouvelle solution a également renforcé la confiance dans l’équipe du contrôle de gestion elle-même. “Tout le monde a pu rapidement prendre en main Anaplan et être performant”, conclut M. Ahrendt. “Nous nous sommes sentis responsabilisés et voir la créativité de nos collègues était assez étonnant. Nous sommes une petite équipe, mais avec nos modèles financiers dans Anaplan, nous avons un grand impact.”